Planilhas paralelas, dados duplicados e sistemas que não conversam revelam gargalos escondidos na operação
Uma venda registrada pelo comercial precisa ser digitada novamente pelo financeiro. O estoque depende de planilhas para atualizar informações e gestores gastam horas reunindo dados que já deveriam estar disponíveis. O retrabalho nas empresas continua consumindo tempo e recursos, mesmo em organizações que investem em tecnologia para ganhar produtividade.
Para Mariana Cicala Bretas, especialista em sistemas de gestão empresarial e CEO da MCB Consulting, consultoria especializada em sistemas de gestão empresarial, o problema está na maneira como a tecnologia é incorporada à operação.
A executiva explica que muitas empresas transferem aos funcionários a responsabilidade de conectar processos que deveriam funcionar de forma integrada. “Quando um profissional precisa copiar informações de um sistema para outro, a empresa está pagando para compensar uma falha operacional. O custo não está apenas no tempo gasto, mas nos erros e nas decisões que atrasam porque os dados não chegam corretamente a quem precisa deles”, explica.
Um levantamento da Pipefy, divulgado em setembro de 2026, mostra que 32% das empresas brasileiras consultadas utilizam ferramentas consideradas adequadas, mas ainda exigem que os profissionais acessem diferentes sistemas para concluir uma única atividade.
Quando o funcionário vira a integração entre sistemas
A situação é comum em organizações que possuem ferramentas para controlar vendas, finanças, estoque e recursos humanos, mas não conseguem fazer com que as informações circulem automaticamente entre os departamentos.
Um pedido pode ser aprovado pelo comercial sem que o financeiro receba os dados para faturamento. Uma movimentação pode não atualizar o estoque imediatamente. No RH, controles de férias e benefícios podem continuar em planilhas, mesmo com sistemas específicos para essas atividades. “Uma empresa pode ter um bom sistema de gestão e continuar trabalhando como se tudo dependesse de controles manuais. O funcionário vira uma ponte entre sistemas, transportando dados e corrigindo divergências. Quanto maior a operação, maior tende a ser o impacto dessas falhas sobre a produtividade”, afirma a especialista.
Os sistemas de gestão empresarial, conhecidos pela sigla ERP, do inglês Enterprise Resource Planning, foram desenvolvidos para centralizar informações e integrar diferentes áreas. Sua eficiência, entretanto, depende de processos bem definidos e da comunicação entre as ferramentas.
O retrabalho que não aparece nas contas da empresa
Diferentemente das despesas com software e infraestrutura, o custo do retrabalho raramente aparece de maneira isolada nos relatórios financeiros. Ele fica distribuído entre salários, tarefas repetitivas, correções de registros e atrasos nas entregas.
Uma equipe financeira que confere manualmente informações de vendas pode demorar mais para concluir o fechamento mensal. No estoque, dados desatualizados podem provocar compras desnecessárias, enquanto a demora para consolidar indicadores compromete decisões estratégicas. “Imagine uma empresa que continua comprando mercadorias porque o estoque registrado não corresponde à quantidade disponível. Ela pode comprometer recursos financeiros necessários para outras atividades. O retrabalho deixa de ser apenas uma questão de produtividade e passa a afetar diretamente a gestão do dinheiro”, ressalta Mariana.
Mais tecnologia não significa mais produtividade
A Pesquisa sobre Tendências Digitais em Operações 2026, da PwC, realizada com 767 líderes de operações e cadeias de suprimentos de empresas dos Estados Unidos, apontou que 89% dos entrevistados identificaram pelo menos um motivo para os investimentos em tecnologia não alcançarem plenamente os resultados esperados.
À frente da MCB Consulting, que já realizou mais de 300 projetos para mais de 250 empresas, a executiva acompanha desafios relacionados à implantação e evolução de sistemas de gestão. Segundo ela, um erro recorrente é acreditar que novas plataformas resolverão problemas que começam na organização dos processos. “Quando uma atividade demora mais do que deveria, a primeira reação de algumas empresas é procurar outro software. Mas, se ninguém avaliou como a informação é registrada e quais etapas poderiam ser automatizadas, existe o risco de apenas acrescentar uma ferramenta à operação. Antes de investir mais, é preciso aproveitar melhor a tecnologia existente”, destaca.
Como identificar se a empresa está pagando pelo retrabalho
Um dos principais sinais de alerta é a existência de controles paralelos. Quando profissionais mantêm planilhas para acompanhar informações já registradas no sistema, pode haver falhas na configuração das ferramentas ou na integração entre departamentos.
Outros indícios são a demora para fechar resultados financeiros, diferenças entre estoque físico e digital e a necessidade frequente de solicitar informações que já deveriam estar disponíveis. “Uma pergunta simples ajuda a revelar o problema: quantas vezes a mesma informação precisa ser digitada até que um processo seja concluído? Se cada departamento precisar registrar novamente os mesmos dados, existe uma oportunidade de melhoria. O objetivo é direcionar o trabalho das pessoas para atividades que realmente exigem conhecimento e capacidade de decisão”, explica a especialista.
A correção dessas falhas nem sempre exige substituir os sistemas. Ajustes nas configurações, revisão de cadastros e automação de tarefas podem reduzir controles manuais e melhorar a confiabilidade das informações.
Crescer sem corrigir processos pode ampliar os prejuízos
Com as empresas iniciando o planejamento para 2027, revisar as rotinas operacionais pode ser tão importante quanto definir metas de faturamento. Aumentar as vendas sem corrigir falhas de integração também pode ampliar o retrabalho necessário para sustentar a operação. “Antes de aumentar a equipe ou contratar outro software, o empresário precisa descobrir quanto tempo seus profissionais gastam para fazer sistemas conversarem entre si. Crescer mantendo processos manuais significa levar os mesmos problemas para uma operação maior, com mais informações e possibilidades de erro”, afirma Mariana.
A especialista reforça que o ganho de produtividade depende de processos bem estruturados, informações confiáveis e ferramentas integradas. “Uma empresa eficiente não é necessariamente aquela que tem mais sistemas, mas aquela que consegue fazer a informação chegar ao lugar certo, no momento necessário e sem precisar ser refeita várias vezes. Quando isso acontece, as pessoas deixam de gastar energia corrigindo processos e passam a contribuir efetivamente para os resultados do negócio”, conclui a executiva.